國內會計及內部管理制度

最近有朋友訴說他的公司將會於中國擴充業務，增設合資公司，向筆者請教如何在內地工廠建立會計制度，因內地在會計核算方面和香港是略有分別的，筆者曾經在內地一間外資企業作審計時看到他們的憑證及賬簿，均存放於一間獨立堅固的房間內，憑證及賬簿都一一存放於大小一致的紙盒中，紙盒依年份及種類整齊排列於儲物架上，還有專人登記作領取之用，細看每本賬簿的更改處，必用劃線更正法或紅筆更正法更改，真是做到一絲不苟。

要建立外商企業會計制度，我們首先要做的當然要對現時中國的會計制度有深入了解，中國財政部於這一兩年進行了一連串的會計實務改革，逐漸全面地與國際接軌，當中包括發布新的企業會計准則，修訂及落實「會計法」及「企業會計制度」，(從2002年1月1日起，所有外商企業都需要執行「企業會計制度」)，以提高會計信息質量的要求，定立統一的會計核算制度。於2000年7月1日施行的「會計法」主要是對企業的會計資料的真實性和完整性作出規範，當中對會計人員的法律責任、會計從業人員的資格、會計賬簿的設置、會計報表的制定、甚至對編造虛假財務會計報告的應如何處理也有規定。而「企業會計制度」則將會計要素，包括資產、負債、所有者收益、收入、成本和費用的確認和核算，以及報表的內容有詳細的闡釋。

中國會計準則由國務院財政部統一制定，到現時為至，財政部一共頒佈了16項會計準則，這些準則和國際會計準則十分接近。 除了「現金流量表」、「債務重組」、「會計估計變更和會計差錯更正」、「非貨幣性交易」、「或有事項」、「借款費用」及「租賃」七項需要在所有的企業實行外，其他九項準則只在上市公司或股份有限公司實施。香港方面則一共有三十六項會計準則，所有在香港註冊成立的公司所編製的財務報告，都需要乎合香港的會計準則。

在會計記錄保存方面，國內各種會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期二類，例如一般的會計憑證要保存15年，而年度會計報表則需永久保管。香港公司則需要保存業務記錄最少7年。在會計人員的委任方面，國內會計人員要取得由財政部發出的會計証，才可擔任會計工作，另外出納員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、費用、債務賬目的登記工作，而香港並沒有相關要求。

在國內建立企業會計制度的程序，大致可歸納為:

1. 委任合適會計人員
2. 會計制度的設計: 當中包括賬簿的設置、會計科目的採用、會計準則的選用、會計記賬的流程、憑證的審核、會計的核算、成本的核算、財務報表的要求、會計檔案的處理等等
3. 建立內部控制系統
4. 修定及完善會計制度

外商可從「會計基礎工作規範」及「會計檔案管理辦法」去了解日常會計工作相關的詳細指引，當然亦需要去認識中國會計准則與其他地方的分別。

另一方面，我們也可將一個企業的整體流程分割開來，主要的環節大約可分為六個，其中包含的一些企業管理制度，實際上跟香港並沒有很大的分別，即:

1. 從採購至原料入倉。包括
   • 庫存管理制度
   • 物料領用及退回制度
   
   
2. 從生產至制成品入倉。包括
   • 決定採用那種成本計算方法、物料，半成品領用及退回制度
   • 制定會計核算程序。
   
   
3. 從發貨至收取貨款。包括
   • 發票管理制度
   • 應收賬管理制度
   • 現金收支管理制度
   
   
4. 財務報告。 包括
   • 制定會計科目
   • 制定會計核算程序
   • 決定制定那些會計報表
   
   
5. 固定資產及其他支出。包括
   • 固定資產管理制度
   • 應付賬管理制度
   • 員工薪酬支付辦法
   • 審批權限設定
   
   
6. 銀行及現金管理。包括
   • 支票審批權限
   • 庫存現金管理
   • 剩餘資金管理
   
   

想像一下購入原材料後經過各部門制造、加工、然後送貨、出發票、收錢、當中會涉及不同的部門，這就要配合各部門的主管，訂定各工作流程所需要制定的文件及報表，有那些要匯報給財務部以作會計核算及匯總之用。

此外，設置內部控制系統是整個會計系統的重要一環，以「發貨至收取貨款」這個流程為例，其中一些主要的內部控制條文包括: 企業是否對客戶作出定期檢查，以確定該客戶的信用狀況? 企業是否有指引訂明對客戶信用額、售價、折扣、付款期限、付款方法的審批? 對給與顧客不尋常的貨價及折扣，企業有否及時及正當地審批? 企業出貨後有否及時發出發票?

又發票上有否預先印上連續號碼? 現金收入有否及早存入銀行? 應收賬與總賬有否定期對賬? 月結時有否確保每張發票記入正確的月份?

以上只是內部控制系統中的一少部份內容，其它方面的詳細內容，可參考「企業會計制度」、「會計法」、「會計基礎工作規範」及其他相關條例及書籍。